Utskriftsvennlig versjon

Skriveregler og rutiner ved journalføring

SAKSBEGREP

SAKSTITTEL: Hva saken gjelder

SAKSTITTEL på objektmapper

PRESEDENS SAK

DOKUMENTBESKRIVELSE

REGISTRERING AV EGENNAVN PÅ PERSONER, BEDRIFTER MYNDIGHETER OSV.

GRADERING

SAKSBEGREP

1)En sak tilsvarer den fysiske saksmappa i arkivet.

En arkivsak i EDB Sak og Arkiv er en samling av alle dokumenter som handler om samme forhold.

2)Andre mapper vil inneholde alt som handler om samme bygning, person, elev m.m

dvs. objekt.Disse kalles DOSSIERSAKER (objektmapper)En slik sak vil inneholde flere vedtak om det samme objektet.

Rettigheter til å opprette ny sak:Alle på Service- og informasjon og arkivansvarlig på skolene kan opprette ny sak.

SAKSTITTEL: Hva saken gjelder

Sakstittel skal beskrive saksinnholdet så godt som mulig. Den skal gi mening og skille saken fra andre saker. Det er viktig at en ved journalføring tenker på hvilke opplysninger det kan være aktuelt å søke på senere. 

Saken skal være et speilbilde av den fysiske saksmappe som er i arkivet, d.v.s. at det som står i sakstittelen i registreringssbildet skal også stå på den fysiske saksmappa som ligger i arkivet.

Det skal ikke brukes punktum, komma eller andre tegn i sakstittelen, vi kan bruke tankestrek og mellomrom.

Det skal heller ikke brukes forkortelser.

Hensikten med ovenstående er at de som oppretter sak bruker ”samme språk”, dette vil sikre gjenfinning.

Som regel skrives objektets navn først, deretter hva saken gjelder.

Eksempler: RICA HOTELL – SKJENKEBEVILLING

SKALLELV GRENDEHUS – MIDLER TIL UTBEDRING

FOSSEN SKOLE -LEIE……………

VADSØ VANNVERK- VANNPRØVER 2000

HAVNEGATA …… – KOMMUNALE AVGIFTER

RAVNEKNAUSEN ….. - BOLIGTOMT

I tillegg til sakstittel på saken skrives arkivkode.

Er du i tvil om arkivkoden, la det stå åpent.Arkivet sjekker opplysningen og gir riktig kode før arkivering.

Avtaler

Avtaler som ikke er signert.

Avtaler som ikke er underskrevet, registeres inn og skannes. La journalstatus stå til M til underskrevet avtale er kommet i retur fra saksbehandler. I merknadsfeltet påføres: Papirversjonen sendt saksbehandler - retur arkivet etter signering.

Signerte avtaler som er kommet i retur:

Skann inn den signerte avtalen og slett den usignerete avtalen. 

Samlesaker

Det anbefales ikke å opprette samlesaker. I hovedsak skal det som gjelder en person/part være en sak, og det som vedrørerer en eiendom være en sak. Likevel vil det i noen tilfeller være praktisk med samlesaker 

Eksempel på noen samlesaker som vi kan finne i arkivet hos oss er:

Årsavgift – alkohol

Kulturmidler

Flyttemeldinger

SKOLER (Navn på skolen) - Elevpermisjoner

  SAKSTITTEL på objektmapper

 ADOPSJON – Sakstittel – 1. linje Adopsjon (Arkiveres: Barn og ungeenheten)
2.linje navn på de som adopterer

Arkivdel: Adopsjon, koden sorteres på etternavn/fornavn
Saken unntas offentlighet.

BARNEHAGMAPPER - Mapper på barn i barnehage - Sakstittel 1. linje Barnehagemappe

2. linje Etternavn–fornavn– f xx xx xx (må skjermes) (Arkiveres: Sentralarkivet)
Arkivdel: Barnehage, koden sorteres på etternavn/fornavn
Saken unntas offentlighet.

BRANNSYN – Sakstittel: Navn på bygg, eks:Maurtua barnehage (Arkivers: brannstasjonen)

Arkivdel: Brannsyn, sorters på navn på bygningen

BYGNINGSARKIV Sakstittel: BYGNING – GNR…..BNR…… (Arkiveres: Plan-, miljø og kommunalteknisk sak)

Arkivdel: Bygg, koden sorters på gnr/bnr eks: 8-315

EIENDOMSARKIV Sakstittel: EIENDOM – GNR…..BNR ( Arkiveres: Plan-, miljø og kommunalteknisk sak)

Arkivdel: EIENDOM, koden sorteres på gnr/bnr eks: 8-315

Merknad: Bygnings- og Eiendomsmapper kan du i tillegg skrive adressen i linje 2.

ELEVARKIV Sakstittel:1. linje ELEVMAPPE
2. linje Etternavn–fornavn– f xx xx xx (må skjermes)

Arkivdel: ELEVARKIV – elevarkiv sentralt (Arkiveres -Sentralarkivet)

ELEV-PED – elevarkiv pedagogisk senter (Arkiveres - Pedagogisk senter

koden sorteres på etternavn/fornavn (må skjermes)
Saken unntas offentlighet.

 

KLIENTARKIV Sakstittel: 1. linje KLIENTMAPPE ( Arkiveres -Vadsø Familiesenter)
2.linje Etternavn-fornavn f xx xx xx (må skjermes)

Arkivdel: KLIENT
Klientarkiv Vadsø Familiesenter

koden sorteres på etternavn/fornavn (må skjermes)
Saken unntas offentlighet

KLIENT-IP - Klientarkiv Vadsø Familiesenter

koden sorters på etternavn/fornavn (må skjermes)
Saken unntas offentlihet

FONDSARKIVSakstittel: FIRMA (person) – STØTTE FRA NÆRINGSFONDET

( Arkiveres - Sentralarkivet)

Arkivdel: Fondsarkiv, koden sorteres på navn

FOSTERHJEM Sakstittel:1. Linje Fosterhjem (Arkiveres - Barn og unge enheten)
2. linje: navn på fosterforeldre (må skjermes)

Arkivdel: Fosterhjem, koden sorteres på etternavn/fornavn (må skjermes)
Saken unntas offentlighet.

GÅRDSARKIV Sakstittel: GÅRDSARKIV - GNR … BNR (Arkiveres - jordbrukssjefen)
 (linje 2 – kan skrive navn på eier)

Arkivdel: Gårdsarkiv, sorteres på gnr/bnr eks 8-315

OVERFORMYNDERIET Sakstittel: 1. linje – KLIENTMAPPE ( Arkiveres - Sekretariatet for overformynderiet)
2. linje - Etternavn-fornavn - fnr (må skjemes)

Arkivdel: OVERFORM koden sorteres på etternavn/fornavn (må skjermes)
Saken unntas offentlighet.

PERSONALARKIV Sakstittel: 1. linje PERSONALMAPPE - ETTERNAVN-FORNAVN (Arkiveres - Rådhuset/Personal)

Arkivdel: Personal, koden sorteres på etternavn/fornavn (arkiveres på Personal)

Arkivdel: Personal-M (midlertidig ansatte), koden sorteres på etternavn/fornavn (Arkiveres i Sentralarkivet)
Arkivdel: Personal-L (lærlinger), koden sorteres på etternavn/fornavn (arkiveres hos saksansvarlig for lærlinger på Personal)

FAMILIERÅDGIVNING Sakstittel: 1. linje RÅDGIVNING
2. Linje - Etternavn/fornavn
Saken unntas offentlighet.

Arkivdel: Rådgivning (Arkiveres - Barn og unge enheten)

STØTTEKONTAKT/BESØKSHJEM Sakstittel: 1. Linje Støttekontakt/Besøkshjem
2. linje – navn på de som skal være støttekontakt eller besøkshjem (må skjermes)
Saken unntas offentlighet

Arkivdel: STØ/BESØK, (Arkiveres - Barn og unge enheten)
Arkivdel: STØ/B §4.2  (Arkiveres - Barn og unge enheten)
Arkivdel: STØ/BESØK, Barnevern-Støttekontakt-besøkshjem-tilsynsfører(Arkiveres -  Barn og unge enheten)
Arkivdel: ST-BE (for HRO) Arkiveres i Sentralarkivet
Arkivdel: STØ-B (for sosial- og flyktning) (Arkiveres på NAV-sosial)

TILSETTINGSARKIV Sakstittel: 1. linje – ENHETENSNAVN- STILLING
2. linje – Stillings nr. …..

I kommentarfeltet – Skriv søknadsfrist

Arkivdel: TILSETTING, koden sorteres på virksomhetens navn
(Arkiveres - Sentralarkivet)

SAKER SOM UTGÅR – FEILREGISTRERING

Ved feilregistrering flyttes journalposten av arkivpersonalet til riktig sak hvoretter denne feilregisterte saken merkes UTGÅTT.

MERKNADSFELT

Merknadsfeltet på saksnivå benyttes til å skrive inn merknader som gjelder for hele saken. Eksempel: Henvisning til tidligere saker. UTGÅTTE SAKER kan også ha en forklaring i merknadsfeltet hvorfor saken utgår.

PRESEDENS SAK sak som er regeldannende for behandling av analoge saker.

Det er saksbehandlerens ansvar å registrere eventuelle presedens saker.

DOKUMENTBESKRIVELSE:

Ved inngående journalføring skal dokumentbeskrivelse og dato skal være nøyaktig det samme som det står i det fysiske dokumentet.

Hensikten med ovenstående er at du senere skal kunne identifisere dokumentet.

 I EDB Sak og Arkiv er det et felt for dokument type, når et dokument registreres velger vi dokumenttype.

X - Internt dokument

N - Notat på postliste

I- Inngående dokument (gjelder også e-post og telefaks)

R- Rundskriv

U- Utgående dokument

S - saksfremlegg/møtedokument

Når det i dokumentet er oppgitt svarfrist så registreres det i Fanekort 4 – Om tekstdokument i Windows versjonen.I web versjonen klikker du inn på øvrige felt og registrerer svarfristen der.

Når det ikke står noe svarfrist vil det automatisk bli registrert 3 ukers svarfrist.

Registreres et RUNDSKRIV så skal det i linje 2 i dokumentbeskrivelsen stå nr. på rundskrivet.

Telefonnummer skrives slik: xx xx xx xx Mobiltelefon skrives slik: xxx xx xxx

Hensikten med ovenstående er at det sikrer gjenfinning av dokumentet når det senere vises til rundskriv nr.

REGISTRERING AV EGENNAVN PÅ PERSONER, BEDRIFTER, MYNDIGHETER OSV.

WINDOWS versjon - Fanekort 1 i EDB Sak og arkiv der det står kode/navn/type:1. linje (midterste rubrikk) – her skrives navnet (siste rubrikk) velger du person eller firma

2. og 3. linje skrives adresse og 4. linje postadresse med postnummer.

WEB versjon – fylles ut i feltet for ekstern avsender navnet på avsenderen

I innkomne brev registreres også besøksadresse, telefon-, telefaks nr, e.post adresse og kontakt person dersom det er oppgitt i det innkomne dokumentet.

Det skal ikke brukes forkortelser.

Brev fra departement, der skriver vi navnet fullt ut f.eks: Kommunaldepartement , Miljødepartement osv.

GRADERING 

SAKER SOM ER UNNTATT OFFENTLIGHET

Offentlighetslovens hovedregel er at våre dokumenter skal være offentlig, jfr offentlighetsloven §3.

Bestemmelser som sier at opplysningene skal unntas offentlighet (taushetsplikt)

Offentlighetsloven §13 og forvaltningsloven §13Bruk riktig hjemmel/paragraf.Dokumenter som skal unntas offentlighet må graderes med riktig hjemmel/paragraf. I EDB Sak og Arkiv er det lagt inn de alternativer vi mener det er behov for.

Innføring i journalen skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjøres uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller medhold av lov, eller som kan unntas fra offentlig innsyn etter §§ 5 eller 6 i offentlighetsloven.

Er det ikke mulig å registrere et dokument uten å røpe opplysninger kan man unnlate å ta med opplysninger som ikke skal være offentlig. Jfr arkivforskriften § 2-7.

I EDB Sak og arkiv kan vi bruke 2. linje i dokumentbeskrivelsen for opplysninger som er unntatt offentlighet. 2. linje i dokumentbeskrivelsen vil ikke komme frem på offentig postliste når dokumentet er gradert, men i tillegg må du også velge hva som skal skjermes (eks. objektkode, adressat/mottaker, linje 2.)

Når Inngående dokumenter blir registrert vurderes det om dokumentet skal unntas offentlighet og etter hvilken hjemmel den skal unntas.Saksbehandler har ansvaret for å kontrollere om dokumentet allikevel skal være offentlig, eller at dokumentet er unntatt med riktig hjemmel.

Utgående dokumenter graderes av saksbehandler.

GRADER DOKUMENTET, BARE UNNTAKSVIS HELE MAPPEN.

Laster...