ANSETTELSESSAKER

JOURNALFØRING

INNSYN

INNHOLD I TILSETTINGSSAK

 PERSONALMAPPER

OPPBEVARING AV PERSONALMAPPER

ORDNING AV PERSONALSAKER

UTLÅN

INNSYN

BORTSETTING

OVERFØRING

KASSASJON

Disiplinærsaker / tjenestepåtaler

  ANSETTELSESSAKER

Ansettelsessaker arkiveres som egen arkivserie utskilt fra saksarkivet.Ansettelses sakene blir sortert på virksomhet/stilling i eget låsbart skap på Service- og informasjon/Sentralarkivet.

  JOURNALFØRING

Når stillingen har vært annonsert eller virksomheten har sendt melding om ledig stilling så blir det oppretta sak i EDB Sak og Arkiv.

Når saken opprettes skrives det i 1. linje VIRKSOMHETENS NAVN – STILLINGSTITTEL

i 2. linje skrives STILLINGS NR.

I tillegg skrives det i kommentarfeltet søknadsfrist.

Saken har objektkode:TIL – virksomhet-stilling

Søknadene føres fortløpende i saken.Hvis en person søker på to eller flere stillinger, registreres søknaden som eget dokument i hver tilsettingssak (kopi)

Når søknadsfristen er utløpt sendes det fra Service og informasjon brev til søkere om bekreftelse av mottatt søknad.

Personal sender ut brev til vedkommende som blir ansatt.Når det er kommet positivt svar på stillingstilbudet overfører arkivansvarlig søknad med vedlegg og tilbudsbrevet til personalmappa elektronisk.De fysiske dokumentene overføres av personal. Dvs. der ansettelsessaken slutter starter personalmappa.

Kopi av ansettelsesbrev og tilsettingskontrakt sendes virksomhetsleder og lønningskontoret elektronisk.

I tillegg sendes det kopi til renholdsleder når det er ansettelse av renholdere.

Kopier at vitnemål og attester til personer som ikke blir ansatt blir returnert til søkeren av personalavdelingen.

  INNSYN

Forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning slår fast at part i ansettelsesak har rett til innsyn i:

-utvidet søkerliste (§2)

-om opplysninger om seg selv (§3)

-rett til å gjøre seg kjent med opplysninger som gjelder andre søkere (§4)

-til å gjøre seg kjent med skriftlig referat som gjengir hva parten selv har sagt i intervju eller annen samtale (§5)

-og har til sist rett til å gjøre seg kjent med hvem som er innstilt til stillingen og den rekkefølgen de er innstilt i(§6)

  INNHOLD I TILSETTINGSSAK

- stillingsannonse

-søknader på stilling

-kopi av bekreftelse på mottatt søknad

-søkerliste

-kopi av oversendelsesbrev til uttaleinstanser

-brev fra uttaleinstanser

-evt notat om innkalling til intervju

-evt notat fra intervju/referanser/konsulentvurderinger

-innstilling

-ansettelsesvedtak

-kopi av brev om stillingstilbud

-avslag fra søker

-kopi av brev til de som ikke fikk jobben

-fullstendig journal

   PERSONALMAPPER

  OPPBEVARING AV PERSONALMAPPER

Personalopplysninger skal oppbevares på en betryggende måte, jfr forvaltningsloven § 13 c.

Det sentrale Personalarkivet er på rådhuset.

Personalmapper arkiveres som egen arkivserie utskilt fra saksarkivet.Personalmapper arkiveres alfabetisk i låsbart arkivskap på rådhuset.

Personalmapper som finnes på virksomhetene er hjelpemapper (skyggemapper), dette er kopier som kan kasseres når ansettelsesforholdet er opphørt.

Personalmapper bevares i Sentralarkivet.

  ORDNING AV PERSONALSAKER

Når en personalmappe opprettes i EDB Sak og Arkiv skrives det i 1. linjePERSONALMAPPE -ETTERNAVN – FORNAVN

Mappen har objektkode: PAR –Etternavn – fornavn.

De som oppretter nye dokumenter i personalmappa skal alltid sørge for at et eksemplar blir arkivert i det sentrale personalarkivet.

Personalarkivet skal bestå av dokumentasjon av ulik betydning av den enkelte og virksomheten.All dokumentasjon av betydning for den enkeltes arbeidsforhold skal oppbevares i personalmappen.

Dokumenter med mer tidsbegrenset informasjon kan oppbevares i egne permer i personalarkivet eller hos den som har ansvaret for saksområdet.

Innhold i personalmappa:

-Søknad med attester og lignende

-Kopi av ansettelsesbrev

-Tilsettingskontrakt

-Innmelding/korrespondanse med trygdekontoret

-Pensjonsforhold

-Taushetserklæringer, evt sikkerhetsklareringer

-Fastsettelse av ansiennitet/lønnstrinn

-Evt. tilsagn om refusjon vedrsysselsatte

-Enkeltvedtak om lønnsopprykk og lignende

-Dokumentasjon på kompetansehevende kurs/seminar

-Dokumentasjon av permisjonermed ansiennitetstap – søknad og vedtak

-Evt dokumentasjon ang langtid sykemeldte (oppfølgingsskjema, handlingsplan)

-Evt. AKAN-tiltak (i lukket konvulutt)

-brev til/fra vedkommende person

-Dokumenter vedrørende evt særavtaler, godtgjørelser, stipend

-Evt hederstegn, utmerkelser

-Evt. skriftlige advarsler/disiplinærtiltak (i lukket konvolutt)

-Oppsigelse (evt.korrespondanse vedr. denne)

-Kopi av sluttattest

Følgende skal ikke inn i personalmappa:

-Innstillingen i ansettelsessaken. (hører hjemme i ansettelsessaken)

-Egenmeldinger og sykemeldinger.Disse har tidsbegrenset interesse og bør oppbevares i egen perm

-Timelister, overtidslister, telefongodtgjørelse, bilgodtgjørelse og lignende.Disse har også kortvarig interesse og bør oppbevares i egne permer

-Kopi av lønnsslipp og lignende. Disse går i egen perm

-Lister vedr medlemskap i pensjonskassen

  UTLÅN

Personalmapper skal kun lånes til personalsjef, virksomhetsleder for den ansatte og personer som har personalansvar.

  INNSYN

Ansatte kan kreve å få innsyn i deler av egen personalmappe (interne dokumenter er unntatt), men de kan ikke kreve den utlevert.Det samme gjelder part som representerer den ansatte og har fullmakt fra denne. (jfr personopplysningsloven §18 og forvaltningsloven §18)

Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokumenter knyttet til en konkret sak som er til behandling, men kan ikke kreve å få utlevert hele personalmapper.

Hjemmelshenvisning ved unntatt offentlighet: I tilfelle krav om innsyn fra offentlighet henviser man til korrekt paragraf i offentlighetsloven med tilhørende bestemmelse.

Eks. på paragrafer:

-§ 5 interne dokumenter

-§ 5a opplysninger som er undergitttaushetsplikt i lov eller i medhold av lov

-§ 6-2a forsvarlig lønns- og personalpolitikk (lønnsforhandlinger/krav)

-§ 6-4 dokument som gjelder ansettelse eller forfremmelse

  BORTSETTING

Mapper på sluttet personale skilles ut og sendes til bortsettingsarkivet på Service og Informasjon.

  OVERFØRING

Personalmapper skal IKKE overføres til en annen virksomhet når ansettelsesforholdet opphører.Informasjon skal skje i form av kopier.

  KASSASJON

-Egenmeldinger og sykemeldinger.Oppbevares i egen perm .Kasseres etter 10 år

-Timelister.Egen perm.For stillinger der lønn utregnes på timebasis (f.eks. rengjøring, hjemmehjelp) må dokumentasjon på timegrunnlaget oppbevares ihvertfall til oppnådd pensjonsalder.For andre kan timelister kasseres etter 10 år

-Overtidslister. Egen perm.Kan kasseres etter 10 år

- Kopi av lønnsslipp.Egen perm.Kan kasseres etter behov ved avdelingene.Lønningskontoret bevarer sitt eksemplar.

Disiplinærsaker / tjenestepåtaler
Disiplinærsaker skal arkiveres både i personalmappen og i sakarkivet. I de tilfeller den ansatte må fratre sin stilling på grunn av disiplinærsaken, skal imidlertid dokumentene bevares i personalmappen. Disiplinærsaker som skaper presedens, skal arkiveres både i saksarkivet og i personalmappen, men makuleres i personalmappen i tre år etter at den ansatte har sluttet. I saksarkivet skal slike saker alltid bevares, men alle identifiserbare faktorer skal anonymiseres (gjelder også rettskkraftige dommer som i utgangspunktet er offentlige etter domstolloven)

Disiplinærsaker som ikke skaper presedens- og det skal være de alle fleste, skal kun arkiveres i personalmappen, men makuleres etter tre år etter at den ansatte har sluttet. Alle disiplinærsaker i personalmappen skal legges i en lukket konvolutt og merkes med hvem som har lov til å åpne konvolutten.