Velkommen til arkivplanen for Vadsø kommune.
Arkivplanen skal fungere som en administrativ håndbok for kommunen. Arkivplanen gir bindende
retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Vadsø kommune.
Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene.
Arkivplanen skal bidra til at Vadsø kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter: " Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."
I kommunen er det rådmannen som har det overordnede arkivansvaret jfr arkivforskriften § 1-1.
Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunens arkivtjeneste.
Arkivplanen bør oppdateres når:
- det skjer omfattende endringer i organisasjonen
- når det blir tatt i bruk nye fagsystem og ved skifte av saksbehandlingssystem
- skifte av arkivnøkkel
- vesentlige endringer i rutiner.
Arkivleder skal ha melding om alle endringer med mulig følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følgende de kan få for arkivet.
Rådmannen anmoder alle ansatte i kommune å sette seg godt inn i og følge retningslinjene i arkivplanen. Alle arkivmedarbeidere og saksbehandlere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.