Innkommet anbud

Anbudsdokument skal komme i tydelig merket konvolutt/pakke.  Konvolutten/pakken skal ikke åpnes, men påføres dato, klokkeslett og signatur på konvolutten umiddelbar ved mottak.  Konvolutten/pakken skal legges uåpnet i posthylla til enheten som skal ha anbudet.

Hjemmel skal være ofl §23 og fvl § 13.

Om et anbud kommer i umerket konvolutt/pakke, vil den bli åpnet.  Med det samme som det fremgår at der et anbud, skal innholdet legges tilbake i konvolutten, og den forsegles med tape.  Det settes en merknad utenpå konvolutten at det er åpnet anbud og hvorfor den er åpnet.
Journalføring av anbud/tilbud saker

Når anbudsfristen er utgått og anbudsdokumentene er åpnet, journalføres alle anbudene med oversendelsesdokumentet. 

Når protokollen er ferdig signert, sendes den i original til Sentralarkivet for skanning og journalføring.

Brev til tilbydere som ikke vant anbudsrunden med opplysninger om resultat, skjermes ikke etter som disse brevene ikke røper forretningshemmeligheter.

Når leverandør er valgt – skal alle tilbud og protokoller avgraderes, dvs. skjermingen etter §23 skal fjernes. Forutsatt at dokumentene ikke inneholder sensitiv informasjon. Konkurransegrunnlaget skal aldri offentliggjøres.

Kassasjon/bevaring av anbud:

Alle anbudene blir oppbevart til klagefristen er utgått. Anbudspapirene kan kasseres 1 år etter at klagefristen er utgått.

Kassasjon: I presedenssaker skal alltid vinneranbudet bevares. Alle saker ang. eiendomsforvaltning bevares også. Rutinemessige saker ang. forbruksmateriell, inventar spesialutstyr, transportmateriell, maskiner og lignende kan kasseres etter 10 år.