Offentlige organ som bruker e-post skal ha et sentralt e-postmottak for post til organet jfr arkivforskriften § 3-2.

Vadsø kommune sin felles e-post adresse er postmottak@vadso.kommune.no.

Private e-postadresser skal ikke påføres brevark m.m .

På visittkort skal virksomhetens offisielle e-postadresse stå foran den private e-postadressen.

Ved bruk av Rutiner for E-post plikter du også å være kjent med Vadsø kommunes Arkiv- og saksbehandlingsrutiner.

INNGÅENDE E-POST

Inngående e-post vurderes og behandles på lik linje med annen post med hensyn til journalføring og arkivering jfr arkivforskriften §§ 2-6, 3-1 og 3-8.

Vadsø kommune sin felles e-post åpnes ved Servicekontoret daglig av den som har skrankevakt og skal være tømt ved arbeidsdagens slutt.

Arkivverdig e-post skal tas ut på papir for journalføringog behandles etter gjeldende Arkiv- og saksbehandlingsrutiner. Stilles det krav om underskrift, skal e-posten avvises.Når det står at brevet blir ettersendt i posten så journalføres det som dok I . 

E-post som skal registreres i andre elektroniske systemer videresendes til den virksomhet det gjelder, samtidig sendes det svar til avsender hvor saken er videresendt.

Det er saksbehandlers ansvar å sørge for at arkivverdige-post som blir mottatt på andre adresser en kommunens offisielle e-post adresse umiddelbart blir videresendt til arkivtjenesten for journalføring (jfr. arkiv- og saksbehandlingsrutiner for Vadsø kommune 4.1)

Arkivuverdig e-post.

E-post som ikke skal journalføres sendes direkte til enheten det gjelder (eks. kursinnbydelser, møter m.m.)

(Se arkiv- og saksbehandlingsrutiner 4.2 siste avsnitt om hva som skal/skal ikke journalføres)

Post som ikke skal journalføres, men der avsender likevel skal ha svar på henvendelsen skal skrankevakten enten svare på henvendelsen eller videresende brevet til en annen saksbehandler/virksomhet med kopi til avsender.

Hensikten med ovenstående rutine er at avsender skal vite hvem som er mottaker av e-posten ved eventuelle senere henvendelser.

UTGÅENDE E-POST

Arkivverdig dokumentasjon skal ikke sendes ut som e-post så lenge det ikke er journalført. Det skal heller ikke sendes ut som e-post til eksterne brukere dersom det er lovkrav om underskrift.

Taushetsbelagte opplysninger skal aldri sendes som e-post, enten dette gjelder selve meldingen eller vedlegg.

Dokument som er/kan unntas fra offentlighet bør man unngå å sende som e-post så langt det er mulig.