Aktuelle lenker:
http://www.lovdata.no/all/hl-20060519-016.html
http://www.lovdata.no/all/hl-20000414-031.html
PRAKTISERING AV OFFENTLIGHET OG INNSYN
Arkivets saksdokumenter er i utgangspunktet offentlige. Unntak kan bare gjøres når det er hjemmel for unntaket i Lov om offentlighet i forvaltningen av 19. Mai 2006.
Meroffentlighet skal alltid vurderes.
FORHÅNDSKLASSIFISERING
Bruk riktig hjemmel/paragraf. Dokumenter som skal unntas offentlighet må graderes med riktig hjemmel/paragraf. I EDB Sak og Arkiv er det lagt inn de alternativer vi mener det er behov for.
Når Inngående dokumenter blir journalført vurderes det om dokumentet skal unntas offentlighet og etter hvilken hjemmel den skal unntas. Saksbehandler har ansvaret for å kontrollere om dokumentet allikevel skal være offentlig, eller at dokumentet er unntatt med riktig hjemmel.
Utgående dokumenter
Saksbehandler skal vurdere om det utgående dokumentet helt eller delvis skal unntas fra offentlighet.
Avgradering
Når informasjon påføres gradering, skal det samtidig vurderes om graderingen kan falle bort fra et bestemt tidspunkt eller ved en bestemt begivenhet.
Når informasjon graderes, skal det angis hvilken lovhjemmel som er benyttet.
Et dokument kan bare nedgraderes av den organisasjonsenhet som har foretatt graderingen, eller av overordnet enhet i samråd med den som har foretatt graderingen. Nedgradering må ikke være i strid med loven eller eget regelverk.
Avgradering innebærer ikke at et dokument automatisk er offentlig tilgjengelig. Selv etter at et dokument er avgradert, kan det inneholde informasjon som gjør at dokumentet må holdes tilbake av for eksempel personvernhensyn.
SKRIVEREGLER
Innføring i journalen skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere dokumentet, så langt det er mulig uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller medhold av lov, eller som kan unntas fra offentlig innsyn. Er det ikke mulig å registrere et dokument uten å røpe opplysninger kan man unnlate å ta med opplysninger som ikke skal være offentlig. Jfr. arkivloven § 2-7.
I EDB Sak og arkiv kan vi bruke 2. linje i dokumentbeskrivelsen for opplysninger som er unntatt offentlighet. 2. linje i dokumentbeskrivelsen vil ikke komme frem på offentlig postliste når dokumentet er gradert, men i tillegg må du også velge hva som skal skjermes. (eks. objektkode, adressat/mottaker, linje 2).
Se rutiner for journalføring
PRODUKSJON AV OFFENTLIG JOURNAL
Vadsø kommune publiserer offentlig journal på kommunens hjemmeside.
Arkivtjenesten sammen med informasjonsansvarlig har ansvaret for å kvalitetssikre den offentlige journalen før den legges ut elektronisk. Dette for å sikre at konfidensielle opplysninger ikke blir offentliggjort. Postlisten inneholder både offentlige og ikke offentlige dokumenter, men ikke offentlige dokumenter er delvis ”sladdet”.
I følge offentlighetsloven gjeldende fra 1. januar 2009 skal også organintern korrespondanse journalføres og legges ut på offentlig postjournal. Det er derfor vesentlig at interne dokumenter offentlighetsvurderes på samme måte som ekstern korrespondanse. Postlisten legges ut på kommunens hjemmeside engang i uka.
MOTTAK AV INNSYNSBEGJÆRING
- Alle har i følge offentlighetsloven rett til å kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og
andre registre (offentlighetslovens §3)
- Innsyn kan kreves muntlig eller skriftlig (offentlighetslovens §28)
- Alle kan kreve innsyn i sammenstilling av opplysninger som er lagret elektronisk (offentlighetslovens § 9)
Vadsø kommune journalfører alle innsynsforespørsler. For medier som sender innsynsforepørsler på flere dokumenter lages den en egen samlesak årlig.
Unntatt offentlighet
Enkelte dokumenter vil være unntatt offentlighet. Det kan eksempelvis dreie seg om interne dokumenter eller dokumenter som inneholder opplysninger som er undergitt lovbestemt taushetsplikt. Dokumenter som er unntatt offentlighet vises i postjournalene med markeringen Graderinge: u.off.
De som ønsker innsyn i et dokument som er unntatt offentlighet, skriver en søknad og sender den til Vadsø kommune. Innsynsforespørsler på saker/dokumenter som er unntatt offentlighet journalføres som egen sak og videresendes til saksbehandler. Det må påregnes en viss behandlingstid på slike henvendelser.
Blir begjæringen om innsyn avslått kan vedtaket påklages til fylkesmannen via kommunen.
Partsinnsyn.
Etter forvaltningslovens § 18 har berørte parter i en sak rett til innsyn. Forvaltningsloven regulerer retten til innsyn for part i sak. En part i sak er i definert som en person som i avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder forvaltningslovens § 2-e.
Det er ikke nok at du har uttalt deg i en sak eller er omtalt i en sak, for å kunne regnes som part.
Den som er part i sak der det er gjort enkeltvedtak har ofte behov for å gjøre seg kjent med dokumentene i saken. Hovedreglen er at part i sak har rett til innsyn i saksdokumentene (§18 1. ledd) En må ha hjemmel for å nekte part rett til innsyn. Hjemmel finner vi i forvaltningslovens § 18, 2. ledd som gir tilgang til å nekte innsyn i dokumenter utarbeidet for organets interne saksbehandling, eller i forvaltningslovens § 19 som innskrenker tilgangen til å kreve innsyn i visse opplysninger
I forvaltningslovens § 20 er det regler for hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelig for parten.
Dersom parten blir nekta innsyn kan vedkommende klage etter regler i forvaltningsloven §21.
Ansettelsessaker:
Forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning slår fast at part i ansettelsessak har rett til innsyn i:
- utvidet søkerliste forvaltningslovens §15
- om opplysninger om seg selv §16
- rett til å gjøre seg kjent med opplysninger som gjelder andre søkere §17
- til å gjøre seg kjent med skriftlig referat som gjengir hva parten selv har sagt i intervju eller annen samtale §18
- og har til sist rett til å gjøre seg kjent med hvem som er innstilt til stillingen og den rekkefølgen de er innstilt i §19
Personregistre:
Personalmapper
Ansatte kan kreve å få innsyn i deler av egen personalmappe (interne dokumenter er unntatt), men de kan ikke kreve den utlevert. Det samme gjelder part som representerer den ansatte og har fullmakt fra denne. (jfr. Personopplysningsloven §18 og forvaltningsloven §18)
Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokumenter knyttet til en konkret sak som er til behandling, men kan ikke kreve å få utlevert hele personalmapper.
Hjemmelshenvisning ved unntatt offentlighet: I tilfelle krav om innsyn fra offentlighet henviser man til korrekt paragraf i offentlighetsloven med tilhørende bestemmelse.
Eks. på paragrafer:
- § 14, 15 og 16 interne dokumenter
- § 13 opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov
- § 23 forsvarlig lønns- og personalpolitikk (lønnsforhandlinger/krav)
- § 25 dokument som gjelder ansettelse eller forfremmelse
Elevmapper
Både elever og foresatte har rett til innsyn i hva skolen har registrert om dem og hvordan personopplysningene er sikret. Dette er hjemlet i personopplysningslovens §18. Forvaltningslovens §18 hjemler at interne dokumenter kan unntas innsyn, men elever og foresatte har likevel krav på å gjøre seg kjent med de faktaopplysningene som legges til grunn i disse dokumentene
En må ha hjemmel for å nekte part rett til innsyn. Hjemmel finner vi i forvaltingslovens § 18, 2. ledd som gir tilgang til å nekte innsyn i dokumenter utarbeidet for organets interne saksbehandling, eller i forvaltningslovens § 19 som innskrenker tilgangen til å kreve innsyn i visse opplysninger
Pasientmapper
Krav om innsyn behandles etter forvaltningslovens regler om partsinnsyn § 18. Ønsker en pasient eller pårørende innsyn (partsinnsyn) - direkte eller via advokat - skal dette skje etter reglene i pasientrettighetsloven §5-1, jf. helsepersonelloven § 41.
En må ha hjemmel for å nekte part rett til innsyn. Hjemmel finner vi i § 18, 2. ledd som gir tilgang til å nekte innsyn i dokumenter utarbeidet for organets interne saksbehandling, eller i forvaltningslovens § 19 som innskrenker tilgangen til å kreve innsyn i visse opplysninger
Klientmapper
Krav om innsyn behandles etter forvaltningslovens regler om partsinnsyn § 18. Ønsker en klient innsyn i sin mappe (partsinnsyn) - direkte eller via advokat - skal dette skje på i oppbevarende virksomhets lokaler. Eventuelt kan kontoret sende en dokumentliste hvor klienten kan krysse av for hvilke dokumenter hun/han vil ha kopi av.
En må ha hjemmel for å nekte part rett til innsyn. Hjemmel finner vi i § 18, 2. ledd som gir tilgang til å nekte innsyn i dokumenter utarbeidet for organets interne saksbehandling, eller i forvaltningslovens § 19 som innskrenker tilgangen til å kreve innsyn i visse opplysninger
Henvendelser som går til saksbehander.
Henvendelser som går direkte til saksbehandler skal umiddelbart videresende til arkivtjenesten for journalføring.
INNSYN OG UTLÅN - se rutiner
IDENTIFIKASJON
Den som ber om innsyn i arkiv skal ved hjelp av den offentlige journalen identifisere den saken eller de dokumentene vedkommende vil ha innsyn i.
SAKSBEHANDLING
Avgjørelse om innsyn behandles av arkivtjenesten snarest mulig, og innen 3 arbeidsdager.
Er dokumentet som det er begjært innsyn i unntatt offentlighet skal den journalføres og videresendes til saksbehandler av angjeldende sak for behandling av innsyns forespørselen. Saksbehandleren er ansvarlig for at slike henvendelser blir besvart i henhold til gjeldende lovverk.
Det skal alltid vurderes om dokumenter det er bedt om innsyn i, inneholder opplysninger som skal unntas fra innsyn etter offentlighetsloven. Dersom dette er tilfelle, må en ta stilling til om en kan gi innsyn i resten av dokumentene eller om hele saken skal unntas fra innsyn.
Dersom det blir gitt avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngis med lovhjemmel.
Vi skal også orientere om klageadgang og klagefist.
Mal for svar på innsyn. Husk klagerett ved avslag. Husk paragraf ved sladding
Personer som søker om innsyn på vegne av en annen, skal det følge med skriftlig fullmakt. En eventuell skriftlig forespørsel om innsyn og svar på forespørselen er arkivverdige dokumenter som skal journalføres.
Dersom virksomheter har journal på andre fagsystemer der det ikke er mulig å skjerme personopplysninger kan det ved forespørsel om innsyn tas kop av journalen der man sladder opplysninger som er unntatt offentlighet.
EKSPEDERING
Dokumenter som det er bedt om å få innsyn skal ekspederes av den som saksbehandlere innsynsforespørselen. Saksbehandler registrerer sitt svar i EDB Sak og Arkiv. Dersom dokumentet sladdes, legges den sladdete versjonen med som vedlegg. Kopi av svarbrevet skal alltid sendes til arkivet.
Eventuelt helt eller delvis avslag på innsynsbegjæring utformes som et eget dokument i EDB Sak og Arkiv med begrunnelse og øvrige opplysninger som offentlighetsloven § 31 krever.
TIDSASPEKT
Saksbehandler skal besvare innsynsbegjæringen snarest mulig, og vanligvis innen tre dager.
Innsynskrav som ikke er besvart innen 5 arbeidsdager etter at kravet er mottatt, kan nemlig regnes som avslått (offentlighetslovens §32) Forsinkelser skal begrunnes og det skal være et unntak at det går utover 5 dager.
